Оставить заявку

Блог Finepromo

Как мы измеряем эффективность проектов. Путь и реализация

0 комментариев 352 просмотров 7 апреля 19

Как мы измеряем эффективность проектов. Путь и реализация

Предисловие

Один из девизов нашей компании — работа на результат. Поэтому для нас очень важно достигать KPI, заданных клиентом. Но не менее важно иметь и наши внутренние KPI, чтобы отслеживать не только рентабельность бизнеса клиента, но и рентабельность нашей работы. Допустим клиент нам платит за настройку 25 тысяч, а мы работаем 50 часов, выходит что час стоит 500 рублей, эта стоимость не покрывает всех затрат, и рентабельность проекта выходит минусовой.

В качестве внутреннего KPI нашим СЕО Никитой Маракасовым был выбран, пожалуй, самый понятный и самый объективный — суммарная прибыль с проекта и доход с проекта в час.

Содержание

Итак, что же входит в так называемую прибыль проекта, т.е. в доходы и расходы проекта?

  1. Агентское вознаграждение с проекта;
  2. Комиссия различных рекламных систем;
  3. Почасовая оплата работы специалистов;
  4. Процентное вознаграждение работы специалистов.

 

Реализация

Первый прототип

В качестве первого отчёта был выбран самый простой вариант — Google Таблицы.

Плюсы Минусы
Быстрая реализация. Не нужно иметь никаких дополнительных навыков кроме знания формул Google таблиц. Агентское вознаграждение с проекта необходимо вносить вручную аккаунт-менеджерам по каждому проекту. Также нужно контролировать процесс внесения данных аккаунтами.
Все вводимые данные (кроме времени работы специалистов) хранятся на одном листе и подтягиваются формулами во все остальные листы. Данные о комиссии различных рекламных систем нужно вносить вручную.
Так как оплата работы специалистов зависит от часов, то с внесением приблизительного времени работы по каждому проекту проблем не возникало: каждый сотрудник уже считал эту цифру в своей таблице. Некоторые сотрудники даже настроили выгрузку в общую таблицу из своего личного файла. Часы, потраченные специалистами на проект, вносятся вручную каждым специалистом. Нужно контролировать процесс внесения данных и унифицированное обозначение каждого проекта.
Процентное вознаграждение работы специалистов считается по среднему проценту. Не учитывается, что на каждом проекте суммарный процент выплат разный.
Каждый новый проект нужно вручную вносить в таблицу.
Каждый месяц формулы необходимо копировать и проверять на корректность.
Динамика изменений по каждому проекту не визуализирована, т.к. занимала бы слишком много места в таблице.

Второй прототип

Визуализация отчёта в Power BI для демонстрации динамики и разделения клиентов на грейды. Данный отчёт базировался на действующей Google таблице.

Плюсы Минусы
Не нужно заново собирать данные и куда-то их выгружать, данные подгружаются из той же таблицы и обновляются одним нажатием. В силу сложности изначального отчета и неприспособленности его к Power BI каждый месяц нужно было добавлять вручную к текущим расчетам.
На одном листе можно сразу видеть динамику по любому выбранному клиенту.
Видна также общая динамика нашей эффективности по всем проектам суммарно.
Видна динамика перехода проектов от грейда к грейду.

Третий прототип

Теперь рабочее время в Google таблицу не вносится сотрудниками вручную, а подгружается из планировщика Планфикс, в который сотрудники и так стали вносить время после нововведений.

Плюсы Минусы
Структура файла сократилась за счёт того, что все часы попадали на один лист, а не на разные листы для каждого сотрудника. Все старые минусы остались.
Формулы и подсчёты значительно упростились, а новые сотрудники стали добавляться автоматически, не нужно было каждый раз создавать им отдельный лист.
Сотрудники стали гораздо точнее вносить рабочие часы.

Четвёртый прототип

Отчёт и все подсчёты полностью переносятся в планировщик Планфикс.

Плюсы Минусы
Не нужно выгружать часы, потраченные сотрудниками, они и так есть в Планфиксе. Данные об агентских и комиссии с рекламных систем все ещё нужно вносить вручную.
Не нужно контролировать процесс внесения агентского аккаунтами, т.к. теперь ежемесячно по шаблону создаётся задача, в которую они должны внести данные. Большая часть данных уже внесена, нужно только проверить их корректность и факт прихода платежа. В отчёте виден только результат за один месяц. Динамику все ещё нужно смотреть в Power BI. А для этого данные нужно выгрузить из Планфикса.
Теперь каждый сотрудник по своём проекту видит эффективность не только раз в месяц, но и в любой другой день может посмотреть динамику на основе данных прошлого месяца.
Все данные о комиссии подгружаются одним файлом.
Новые проекты и новых сотрудников добавлять не нужно, они и так появляются в системе. Нужно добавлять только шаблон для ежемесячной задачи, что может сделать любой сотрудник.
Формулы не нужно изменять. Всё считается автоматически после внесения данных.

Что осталось за кадром?

Для того чтобы мотивировать сотрудников вносить часы, подсчёт заработной платы был полностью перенесён в Планфикс. Теперь нет часиков = нет зарплаты. Профит. Ну и зачем мы все это делали?

  1. Честное распределение времени и усилий между проектами: нельзя много времени тратить на небольшого клиента в ущерб более крупному.
  2. Избавление от лишних коммуникаций на проекте для увеличения его эффективности.
  3. Переход на почасовую оплату с некоторыми клиентами, что повысило как нашу внутреннюю эффективность, так и понимание клиентом наших рабочих процессов.
  4. При допродаже в качестве аргумента выступает текущая эффективность клиента и средняя эффективность по всем клиентам. Клиент понимает, что если он хочет больше внимания, ему нужно платить больше.
  5. Данный отчёт помог специалистам правильно распределять своё время между проектами, понимать, какую прибыль приносит каждый проект и сколько усилий стоит вкладывать в каждый проект. Специалисты перестали концентрироваться на небольших, но проблемных проектах. От некоторых таких проектов пришлось и вовсе отказаться.
  6. Были выявлены проекты, где специалисты не могли выстроить коммуникацию с клиентом или попросту перегорели. Такие проекты перераспределяли между незадействованными специалистами.
  7. Аккаунт-менеджеры смогли выстроить правильную стратегию допродаж для клиентов.
  8. Проджект-менеджеры проектов и руководитель смогли увидеть эффективность проектов, её динамику, а значит и управлять процессом.

Взгляд в будущее

Что мы ещё планируем сделать, чтобы данный отчёт стал автоматическим?

  1. Настроить выгрузку данных из банка напрямую в Планфикс. Тогда аккаунтам не придётся сверять данные о том, сколько денег поступило.
  2. Настроить автоматическую выгрузку комиссии из рекламных кабинетов. Тогда не придётся подгружать данные, а эффективность проекта можно будет смотреть почти что онлайн.
  3. Мотивировать всех сотрудников максимально точно вносить время (но без фанатизма).

Что ещё крутого мы делаем?

  1. Считаем ЗП по прибыли с проекта. Каждый сотрудник видит, сколько денег ему приносит тот или иной проект. При этом излишнее время на проекте понижает сумму выплат.
  2. Считаем эффективность сотрудника. Сколько денег приносит сотрудник в зависимости от эффективности его проектов.
  3. Разрабатываем отчёт по контролю выполнения KPI каждого проекта.
  4. Перенесли воронку продаж в Планфикс.
  5. Перенесли воронку HR в Планфикс. Там же можно посмотреть по каждому кандидату резюме, краткую информацию, выполненное тестовое задание и даже оценку за тестовое. А главное — все в одном месте.
  6. Мотивируем сотрудников на различную вне проектную деятельность балловой системой. Балловая система также перенесена в Планфикс. Баллы копятся не в личном файле каждого сотрудника, а в общей системе. Все сотрудники могут посмотреть, за что другие сотрудники получают баллы и на что они их тратят.

Всем правильной рабочей мотивации! Пишите, если вам интересно почитать про что-то из списка крутостей 🙂

352 просмотров 0 комментариев


Обсуждение закрыто.

Что еще почитать по этой теме

Расширенный геотаргетинг: как избежать показа в нецелевых регионах 19 августа 2019

В этой статье мы расскажем вам о функции, которая включена в настройках кампаний по умолчанию, однако именно она может привести к нецелевому расходу бюджета. Разберемся в настройках. В параметрах кампании Яндекс Директ предлагает настроить географию показов ваших...

Как отключить мобильные площадки в КМС 8 августа 2019

Мобильный трафик в КМС — гроза бюджета и главный виновник слива денег (кроме, конечно,  нерадивого специалиста, который забыл этот трафик отключить). В статье рассказываем, как предотвратить растрату бюджета и сохранить нервы. Первым делом, когда кампания в КМС создана,...

Аукцион Яндекс Директа и Гугл Эдвордса 19 июля 2019

Что такое аукцион в поисковой рекламе Яндекс и Google? Как он устроен и почему важно понимать принципы его работы? Для начала давайте представим, что вы захотели купить новый рюкзак. Вы заходите в поисковую сеть, пишите свой запрос...

Мы свяжемся с вами в течении одного рабочего дня.

Заказать создание лэндинга и контекстной рекламы

Мы свяжемся с вами в течении одного рабочего дня.

Бесплатный аудит

Мы свяжемся с вами в течении одного рабочего дня.

Заказать рекламу в Google

Мы свяжемся с вами в течении одного рабочего дня.

Cоздание продающих страниц


Спасибо.

Ваша заявка принята!